Apresentações

Apresentação visual, seu cartão de visitas

Tornar claro o que é complexo: esse é o objetivo da comunicação. Informações (na verdade, pseudo-informações) são produzidas aos montes, mas poucos se dedicam a torná-las acessíveis. Multiplicam-se manuais de equipamentos, formulários complexos, folhetos poluídos, apresentações PowerPoint – mas o leitor não é capaz de interpretar os dados, compreender suas instruções e orientar-se por aquele ajuntamento de texto, imagens e números. Um fato não processado pelo leitor não tem aderência, não é informação.

 

1) O espaço de atenção do público é cada vez menor

Tempo é um recurso escasso. Ser sucinto e claro é imperativo na comunicação. Você tem alguns segundos para o público se interessar por sua apresentação. E para você conseguir a atenção do ouvinte, o primeiro fator motivacional é atingir o auto-interesse dele. Mostre a ele que aquilo que vai dizer se encaixa em suas necessidades, no seu desejo de obter informações. Aproveite. Rápido!

 

2) Sua apresentação é a sua cara

A comunicação é falha quando você vê: mensagens desconexas, textos entulhados, PowerPoint pobre e sem graça, “copy – paste” de informações, erros ortográficos, letras Comic Sans (criada originalmente como tipografia para crianças) e um “homem de palito” para ilustrar a conclusão. A apresentação reflete nossa capacidade de ordenar a informação e transmiti-la de forma clara para o público.

 

3) Simples é bom

A simplicidade é um produto do bom senso. Bom senso é parte da natureza humana, é decorrente do uso da racionalidade. Porém, tornar simples o complexo é uma tarefa que exige disciplina, estudos, planejamento e criatividade. Não se trata apenas de distribuir as informações em uma página, mas de organizar os dados e criar conexão entre eles. Significa hierarquizar a informação e criar ritmo, interesse e, principalmente, dar legibilidade e inteligibilidade ao conteúdo.

 

4) Não é comunicar mais, mas dar sentido à informação

O mundo é confuso, as informações se amontoam, as explicações são complexas. De 60% a 80% das pessoas afirmam que não encontram ou não entendem as informações de que precisam para as tomadas de decisão no trabalho (Bureau of Labor Satistics, citado em Simplicity, de Bill Jensen). Quando as empresas passam as informações, pensam em controlar as coisas, e não em deixar as coisas claras. A comunicação não é só para ser recebida (e esquecida), mas ela deve também dar sentido às mudanças, para que todos trabalhem com mais inteligência.

 

5) Clareza significa empregar o tempo de forma produtiva

Organizar as idéias, questões e informações para que todos possam entender os fatos reduz o tempo entre a comunicação e a ação. Os colaboradores aprendem a trabalhar de forma mais objetiva, o público entende melhor as propostas da empresa. Significa não perder tempo e focar o que é prioritário, porque a informação importante é mostrada e entendida.

 

6) Linguagem verbal com sentido

Escrever corretamente é uma obrigação; erros gramaticais não são perdoados. O conteúdo escrito deve ter lógica e ordem adequadas para a audiência daquela peça de comunicação. A edição do texto tem o propósito de eliminar tudo aquilo que é dispensável, em respeito à limitação do tempo e para melhor proveito da capacidade de entendimento do interlocutor. A narração estruturada permite que o cérebro seja capaz de entender a mensagem e de aprofundar o conhecimento em etapas, ligando os pontos entre uma e outra informação.

 

7) A informação visual funciona

Transmitir mensagens visualmente é a forma mais efetiva de comunicação, atestada e comprovadamente. A informação visual é eloqüente, chama a atenção, simplifica fatos complexos, possibilita comparações e cria metáforas e histórias memoráveis. Uma imagem é mais lembrada do que uma seqüência de palavras. O design do conteúdo melhora o desempenho da informação, porque a torna compreensível. Não se deve confundir, no entanto, design com a decoração de páginas com desenhos, gráficos e imagens sensacionais, pois tudo isso só servirá para distrair a atenção do leitor.